افزایش معاملات اجاره املاک، آشنایی با اصول حقوقی قرارداد اجاره و ثبت رسمی آن را برای موجران و مستأجران بیش از پیش ضروری ساخته است.
همزمان با رشد معاملات اجاره در کشور، ضرورت اطلاع موجران و مستأجران از ضوابط حقوقی عقد اجاره و نحوه ثبت آن افزایش یافته است. طبق مقررات جاری، نوع ثبت قرارداد اجاره به مدت آن بستگی دارد. بر این اساس، قراردادهایی که مدت آنها کمتر از دو سال باشد، می‌توانند به صورت عادی و از طریق بنگاه املاک یا سامانه‌های اینترنتی مانند سامانه خودنویس املاک به نشانی khdonevis.mrud.ir تنظیم شوند. در مقابل، قراردادهای اجاره با مدت بیش از دو سال باید به‌طور رسمی از طریق دفاتر اسناد رسمی یا سامانه ثبت معاملات املاک و مستغلات به ثبت برسند. عدم آگاهی نسبت به این مقررات، احتمال ابطال اسناد یا بروز اختلاف میان طرفین را افزایش می‌دهد.
در چارچوب حقوقی ایران، عقد اجاره یکی از عقود معین و لازم به شمار می‌رود و میان موجر و مستأجر تنظیم می‌گردد. بر اساس این عقد، مستأجر در قبال پرداخت اجاره‌بها، مالک منافع مورد اجاره در بازه زمانی معین خواهد شد. قرارداد اجاره می‌تواند مربوط به اموال منقول همچون خودرو یا غیرمنقول از جمله خانه و مغازه باشد. شناخت دقیق مواد قانونی و شرایط این قرارداد، از بروز دعاوی قضائی و نزاع‌های حقوقی جلوگیری می‌کند.
برای اعتبار یک قرارداد اجاره، درج مواردی مانند مشخصات کامل موجر و مستأجر، نشانی و مشخصات ملک مورد اجاره، مدت قرارداد با ذکر زمان آغاز و پایان، مبلغ و شیوه پرداخت اجاره‌بها و ودیعه، تاریخ تحویل ملک، شرایط قرارداد و امضای طرفین و شهود الزامی است. هرگونه نقص یا ابهام در این موارد باعث بروز اختلاف و بی‌اعتباری قرارداد خواهد شد.
طبق ماده ۱۹۰ قانون مدنی، صحت هر معامله منوط به وجود قصد و رضایت طرفین، داشتن اهلیت قانونی، تعیین موضوع معامله و مشروع بودن هدف قرارداد است. همچنین مطابق مواد ۴۶۸ تا ۴۷۳ قانون مدنی، مدت اجاره باید مشخص و مورد اجاره معین و قابل استفاده باشد. علاوه بر این، مستأجر باید قادر به استفاده از مال بدون زوال آن باشد و موجر نیز مالک عین یا منافع مال محسوب شود.
درباره قراردادهای اجاره با مدت کمتر از دو سال، ثبت رسمی آن ضرورت ندارد و می‌توان با تنظیم سند دستی، مراجعه به مشاور املاک یا استفاده از سامانه خودنویس، قرارداد را ثبت کرد. هرچند ثبت رسمی این قراردادها می‌تواند ضریب اعتبار و ضمانت اجرای بیشتری فراهم کند. اما بر اساس مصوبه سال ۱۴۰۱ و تایید سال ۱۴۰۳، قراردادهای بیش از دو سال الزاماً باید به صورت رسمی در سامانه‌های مربوطه به ثبت برسند؛ این روند می‌تواند از طریق دفاتر اسناد رسمی، مشاوران املاک مجاز یا توسط خود طرفین در سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی انجام شود.
در این فرآیند، بنگاه املاک پیش‌نویس قرارداد را در سامانه ثبت کرده و سپس برای ثبت نهایی به دفترخانه اسناد رسمی ارسال می‌کند. تنظیم قراردادهای اجاره هم در منزل و هم در دفاتر رسمی امکان‌پذیر است. در دفاتر اسناد رسمی، موجر و مستأجر با ارائه مدارک لازم، قرارداد رسمی اجاره را امضا می‌کنند و بالاترین اعتبار حقوقی را برای سند ایجاد خواهند کرد.
تفاوت اصلی میان قراردادهای کوتاه‌مدت و بلندمدت تنها به زمان محدود نمی‌شود؛ آثار حقوقی متعددی برای هر یک متصور است و رعایت نکردن مقررات ثبت می‌تواند منجر به فقدان اعتبار قرارداد و طرح دعاوی حقوقی شود. به طور کلی، قرارداد اجاره در روابط اقتصادی و اجتماعی کشور از اهمیت بالایی برخوردار است و بی‌توجهی به اصول قانونی و ثبت مناسب می‌تواند اختلافات مالی و قضائی قابل توجهی ایجاد کند.
رعایت اصول قانونی و ثبت رسمی قرارداد، علاوه بر افزایش امنیت معاملاتی، موجب حمایت از حقوق قانونی موجر و مستأجر و کاهش دعاوی ملکی خواهد شد. بر این اساس، ارتقای سطح آگاهی عمومی و تبعیت از مقررات ثبت اسناد، لازمه ساماندهی و شفاف‌سازی روابط استیجاری در کشور ارزیابی می‌شود.
